1.1. Администратор автосалона относится к категории специалистов.
1.2. На должность администратора автосалона назначается лицо, имеющее высшее образование, опыт работы на должности секретаря reception, офис-менеджера не менее 1 года.
1.3. Назначение на должность администратора автосалона и освобождение от нее производится приказом Директора автосалона.
1.4. Администратор автосалона должен знать:
1.4.1. Миссию Компании , которая заключается в (...).
1.4.2. Стратегическую цель Компании: (...).
1.4.3. Основную цель администратора автосалона: (...).
1.4.4. Основы менеджмента и маркетинга.
1.4.5. Конкурентные преимущества .
1.4.6. Бизнес-процесс своего автосалона.
1.4.7. Должностные обязанности всех сотрудников автосалона.
1.4.8. Корпоративные стандарты .
1.4.9. Технические характеристики автомобилей и дополнительного оборудования, перечень всех услуг автосалонов и техцентров.
1.4.10. Фамилии, имена, отчества и телефоны всех должностных лиц и обслуживающих подразделений Автосалона.
1.4.11. Методические и нормативные документы, касающиеся работы автосалона.
1.4.12. Закон РФ "О защите прав потребителей".
1.4.13. Правила продажи отдельных видов товаров и иные нормативные правовые акты по вопросам торгового обслуживания.
1.4.14. Правила и методы организации процесса обслуживания покупателей.
1.4.15. Основы позиционирования товаров.
1.4.16. Принципы планировки и оформления торгового зала, витрин.
1.4.17. Правила розничной торговли.
1.4.18. Порядок оформления покупки автомобилей.
1.4.19. Общие социально-экономические вопросы и основные статистические показатели.
1.4.20. Методы и процедуры статистических исследований.
1.4.21. Порядок разработки планов, определения степени их реализации.
1.4.22. Структуру управления предприятием.
1.4.23. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
1.4.24. Основы администрирования.
1.4.25. Информационные технологии.
1.4.26. Основы эстетики, этики, общей и специальной психологии, социологии.
1.4.27. Основы организации делопроизводства.
1.4.28. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.4.29. Основы законодательства о труде Российской Федерации, правила внутреннего трудового распорядка.
1.5. Администратор автосалона в своей деятельности руководствуется:
Положением о Департаменте сбыта.
Положением об автосалоне.
Технологией найма персонала в Компанию.
Корпоративным кодексом.
Положением о персонале.
Трудовым договором.
Настоящей должностной инструкцией.
Прочими нормативными актами и документами.
6. На время отсутствия администратора автосалона (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за качественное и своевременное их исполнение.
7. Непосредственным руководителем администратора автосалона является директор автосалона.
2. Должностные обязанности администратора автосалона
Администратор автосалона:
2.1. Обязан первым встречать всех посетителей автосалона, обеспечивая им максимально комфортные условия, закреплять менеджеров по продажам за клиентами.
2.2. Ведет учет клиентских групп.
2.3. Информирует директора автосалона о недостатках в обслуживании покупателей.
2.4. Контролирует сроки выполнения заказов и информирует клиентов обо всех, интересующих их вопросах, для чего ему необходимо:
постоянно находится на своем рабочем месте и первым встречать всех посетителей автосалона;
общение с клиентами должно проходить в доброжелательном, но деловом и профессиональном стиле;
всем своим поведением администратор должен демонстрировать солидность, надежность и профессионализм;
иметь опрятный внешний вид;
не допускать фамильярности и грубости в общении с клиентами и сотрудниками автосалона;
строго соблюдать установленные стандарты общения с посетителями автосалона.
2.5. Выясняет цель появления и немедленно закрепляет за каждым посетителем менеджера по продажам или другого сотрудника автосалона для решения всех возникших вопросов.
2.6. В отсутствие свободных менеджеров по продажам консультирует клиентов и занимает их "живым" общением до прихода освободившегося менеджера по продажам.
2.7. Не допускает ухода клиентов, не дождавшихся менеджеров по продажам, при необходимости проводит клиентов в офис и предлагает чай, кофе, литературу.
2.8. Назначив менеджера по продажам для работы с клиентами, сразу делает пометку на Листе опроса (анкете) в виде фамилии менеджера по продажам и марки интересующего автомобиля.
2.9. Постоянно контролирует наличие рядом со стойкой администратора минимум двух, максимум трех менеджеров по продажам, готовых приступить к работе с клиентами.
2.10. По просьбе клиента обеспечивает оперативное прибытие ответственного сотрудника автосалона, для решения любых возникших вопросов или нестандартных ситуаций с автомобилем.
2.11. Решает все производственные вопросы только посредством телефона или других сотрудников автосалона, не отлучаясь со своего рабочего места.
2.12. При возникновении рекламации, в первую очередь, обеспечивает клиенту психологический и физический комфорт и немедленно приступает к решению проблемы (проверяет наличие у клиента гарантийного талона, оформляет заказ-наряд и вызывает специалиста для устранения неисправности).
2.13. Ставит в известность старшего менеджера-консультанта о приходе посетителей к директору автосалона. При необходимости обеспечивает клиентам телефонную связь с любым сотрудником автосалона.
2.14. Контролирует и регистрирует в ведомостях установленного образца выполнение всех этапов дополнительных работ на проданных автомобилях и информирует клиентов о степени готовности автомобиля по каждому этапу: установка дополнительно оборудования, антикоррозийная обработка, постановка на учет в ГИБДД и т.д., интересуясь у клиентов, нет ли других пожеланий или вопросов. Немедленно информирует клиентов о перенесении срока отдачи автомобиля, в случае невыполнения автосалоном обязательств по срокам выполнения заказа (установка дополнительного оборудования и т.п.).
2.15. Интересуется у клиентов обо всех положительных и отрицательных моментах в работе автосалона при покупке автомобиля.
2.16. Строго следит за соблюдением менеджерами по продажам стандартов Компании и выполнения должностных обязанностей.
2.17. Постоянно следит за порядком на своем рабочем месте, наличием всей необходимой документации и рекламной продукции:
бланков заказ-нарядов установленного образца;
журнала учета заказ-нарядов;
листов опроса клиентов (анкеты);
прайс-листов на автомобили и дополнительное оборудование, реализуемых в автосалоне;
общего прайс-листа по автомобилям в Компании;
гарантийных талонов на установленное дополнительное оборудование;
план-заявки на установку дополнительного оборудования;
план-заявки на антикоррозийную обработку;
пропуска на въезд и выезд автомобилей с территории автосалона;
буклетов и другой рекламной продукции, утвержденной на данный момент;
списка всех должностных лиц Компании и своего автосалона с номерами телефонов.
2.18. Выдает менеджерам по продажам заказ-наряды для оформления покупки автомобиля и дополнительного оборудования с обязательной их регистрацией в журнале и следит за постоянным наличием чистых бланков заказ-нарядов.
2.19. Хранит у себя в течение двух месяцев копии заказ-нарядов, полученные от охраны автосалона после убытия проданного автомобиля с подписью клиента в графе: "Работу принял, претензий по качеству работ и комплектации не имею".
2.20. Контролирует заполнение менеджерами по продажам листов опроса (анкет), обеспечивает их доставку (за прошлый день) с курьером в офис.
2.21. Ежедневно с 17.30 до 17.45 часов подает информацию менеджерам-консультантам информационного отдела о количестве автомобилей, готовых для отдачи клиентам.
2.22. Ежемесячно составляет отчет о работе менеджеров по продажам по установленной форме и предоставляет его директору автосалона.
2.23. Отлучаясь со своего рабочего места, ставит в известность старшего менеджера по продажам и оставляет за себя старшего менеджера-консультанта.
2.24. Подчиняется требованиям охраны автосалона, входящим в ее компетенцию, на предмет проверки личных вещей с целью предотвращения хищения материальных ценностей, а так же способствует службе охраны в проверке персонала автосалона.
2.25. не имеет права:
покидать свое рабочее место без крайней на то необходимости;
в присутствии клиентов обсуждать других клиентов, сотрудников автосалона, негативные моменты и нестандартные ситуации, возникающие в автосалоне, вести разговоры личного характера, а так же допускать ненормативную лексику в общении с клиентами и сотрудниками автосалона;
самоуклоняться от решения возникших проблемных ситуаций с клиентами автосалона;
разглашать коммерческую тайну;
нарушать порядок учета и контроля документов;
использовать телефонную связь, компьютер и оргтехнику в личных целях.
2.26. Осуществляет руководство персоналом автосалона.
3. Права администратора автосалона
Администратор автосалона имеет право:
3.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства Компании предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.4. Требовать от всех структурных подразделений и руководства, персонала автосалона всю необходимую информацию для решения задач своей компетенции.
3.5. Отлучаться со своего рабочего места в случае личной надобности и для выполнения своих должностных обязанностей, поставив об этом в известность директора автосалона и передав свои полномочия старшему менеджеру-консультанту.
3.6. Назначать менеджеров по продажам для решения проблем и разрешения конфликтных ситуаций с автомобилями или клиентами, в случае отсутствия ответственного менеджера по продажам.
3.7. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями Компании, а также иными организациями по вопросам, входящим в его компетенцию.
4. Ответственность администратора автосалона
Администратор автосалона несет дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
4.2. нарушение утвержденного бизнес-процесса;
4.3. отсутствие на установленном месте необходимого количества менеджеров по продажам, готовых приступить к работе с клиентами, за исключением случаев, когда все менеджеры по продажам заняты своей работой;
4.4. перебои в функционировании автосалона в соответствии с режимом работы;
4.5. несоблюдение исполнительской и финансовой дисциплины в автосалоне;
4.6. несоблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности при выполнении своих служебных обязанностей;
4.7. несвоевременное выполнение распоряжений и приказов вышестоящего руководства;
4.8. несоблюдение корпоративных стандартов;
4.9. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
4.10. причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации;
4.11. разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, связанную с деятельностью;
4.12. несоблюдение в части его касающихся требований Законодательства РФ, постановлений, распоряжений, других руководящих и нормативных документов вышестоящих органов и должностных лиц;
4.13. ненадлежащее хранение вверенных ему материальных ценностей;
4.14. утерю служебной документации, порчу имущества и оборудования, находящегося в автосалоне.
Должностная инструкция администратора автосалона разработана в соответствии с _________________.